Pot semblar l’eslògan d’una marca de cotxes o el tancament d’un anunci publicitari de perfums, però no és el cas. El concepte paperless, sense usar paper, aplicat a l’empresa és conegut com a paperless office, ve de lluny, allà pels anys 70, quan en la prehistòria de la informàtica els ordinadors van irrompre a les oficines. La profecia no ha acabat d’imposar-se, tanmateix. Almenys pel que fa a la tecnologia, aquesta no ha derrotat l’ingent ús de paper a les empreses. Ara veurem si l’ecologia ho aconsegueix. Ni que sigui per ser més socialment responsable, per imatge o per estalviar recursos, la tendència de les oficines sense papers està creixent. La idea, a més, va de la mà de moda de les taules netes, oficines diàfanes, amb espais comunitaris o tot el que cal per a la jornada laboral desapareix i es retira del lloc de treball quan l’empleat marxa. Pot semblar frívol, però m’agrada perquè de rebot, la protecció de dades a les empreses, també se’n pot beneficiar.
Resulta que damunt les taules de la nostra oficina hi podeu trobar pots amb bolígrafs de diferents colors, formes i mides; algun calendari anual; un gerro decoratiu; una caixa de mocadors de papers... Treballem en un entorn compartit, i mentre dura la jornada laboral, els papers van i venen, apareixen en forma de carpetes o d’apunts després d’una reunió: factures, albarans, clàusules, contractes, projectes... Els tenim damunt la taula, hi treballem i si ens hem d’absentar (penseu a suspendre la vostra sessió d’ordinador!) procurem que no siguin fàcilment visibles (pel que fa a les dades personals i la informació confidencial que hi puguin contenir) per evitar que les mirades indiscretes vegin allò que no els pertoca.
No només això, un cop marxem cap a casa, què queda damunt la taula? Els pots de bolígrafs, els gerros, la caixa de mocadors... Però cap paper. És la política de taules netes. Ni un post-it amb contrasenyes, ni una llibreta, ni cap safata amb documents, ni molt menys un cartipàs amb factures. Res. Un dels principals arguments a favor d’aquesta manera de fer és la nova gestió de la informació i el desig d’erradicar el paper i, en definitiva, impulsar la digitalització de documents. Aquí m’hi trobareu sempre.
Ni tan sols hi deixem els ordinadors portàtils. Únicament hi queden les pantalles i els ordinadors de taula. La resta, a la caixa forta. I els papers? En armaris i calaixeres tancats amb clau.
Podeu considerar que és exagerat, excessiu. Que si tot està ben ordenat, ja n’hi ha prou. Pensaríeu el mateix si fóssim la consulta del vostre metge i cada cop que veniu de visita tinguéssim el vostre expedient a l’abast de tothom? O si el vostre gestor deixés documentació de la vostra empresa sobre la taula i qualsevol que s’hi acostés ho pogués veure? Se’ns acudeixen molts d’altres exemples i tots tenen una fàcil solució: formació i conscienciació dels empleats per a una política de taules netes.