No tot temps passat va ser millor, però fa unes dècades la comunicació dins de les empreses era molt més simple. No hi havia correu electrònic, ni xats corporatius, ni aplicacions de missatgeria. Si calia resoldre un tema, es feia una trucada o es parlava directament. En pocs minuts el problema quedava aclarit.
Amb el temps han anat apareixent noves eines que, en teoria, havien de facilitar el treball. El correu electrònic va permetre comunicar-se amb molta més rapidesa, i després van arribar els xats corporatius, les plataformes de gestió de projectes, les videotrucades i tot un ecosistema d’aplicacions que prometen agilitzar la feina. I, en molts casos, és cert: avui podem parlar amb persones de qualsevol lloc del món de manera immediata i compartir informació amb una facilitat impensable fa només unes dècades.
Però aquesta abundància d’eines també té una altra cara: quan hi ha massa canals de comunicació, la informació es dispersa. Un mateix tema pot començar en un correu electrònic, continuar en un xat intern, aparèixer en una plataforma de gestió de tasques i acabar comentat en una reunió. La informació queda repartida entre diferents espais i, per entendre què està passant realment, cal reconstruir la conversa a partir de fragments.
A això s’hi afegeix una altra dificultat: moltes de les eines digitals requereixen aprenentatge, encara que aparentment siguin senzilles. Cada nova plataforma implica entendre com funciona, per a què serveix cada opció i quin ús se n’ha de fer. I sovint, quan finalment ens hi acostumem, arriben noves actualitzacions o canvis que obliguen a adaptar-se de nou.
La tecnologia, que en principi havia de simplificar la feina, pot acabar convertint-se en un coll d’ampolla quan els processos no estan clars o quan les eines es multipliquen sense criteri.
Això no significa que les eines digitals siguin el problema. Al contrari, han obert possibilitats enormes. Però també han obert una mena de caixa de Pandora comunicativa. Amb cada nova eina apareix un nou recurs a tenir en compte.
El repte apareix quan aquest mateix model es trasllada a tots els àmbits sense reflexionar-hi gaire. Dins d’una mateixa empresa, o fins i tot dins d’un mateix equip, l’excés de canals pot generar més soroll que solucions. Si cada tipus d’informació circula per una eina diferent, una part important del temps acaba dedicant-se simplement a buscar on s’ha dit cada cosa.
Per això cada vegada és més important una decisió que pot semblar menor, però que en realitat és clau: definir com es gestionarà la comunicació. No es tracta de tenir més eines, sinó de decidir quines són realment necessàries i per a què s’utilitza cadascuna.
Perquè tenir moltes formes de comunicar-se no garanteix comunicar-se millor. De fet, la paradoxa és que, davant d’aquesta allau d’informació, la solució que sovint es proposa avui és afegir una altra capa tecnològica: agents d’intel·ligència artificial que ens ajudin a trobar correus, missatges o documents perduts entre tantes plataformes. I potser aquí hi ha una reflexió inevitable: si necessitem una nova eina per localitzar la informació que hem generat amb les eines anteriors, potser el problema no és la falta de tecnologia.
Simplificar també és avançar. I, enmig de tot aquest ecosistema digital, encara hi ha espai per recordar una idea bastant senzilla: les eines ens han d’ajudar a treballar amb més agilitat.